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Gestion de sa boîte mail asso

Chaque association dispose d'une boîte mail de la forme <login>@assos.utc.fr

Par défaut, les messages reçus sont conservés sur le serveur des assos et accessibles via le webmail

Transfert des messages

Pour différentes raison, vous pouvez souhaiter transférer l'ensemble des messages reçus sur la boîte de l'assos, vers une ou plusieurs adresses mail externes (mail UTC, GMail…). Dans ce cas, vous pouvez choisir de conserver ou non une copie des messages sur le serveur des assos. Ceci est vivement conseillé afin que vos successeurs puissent accéder aux archives de l'assos quoi qu'il arrive.

Le transfert est administrable via l'interface Gesmail. Les modifications sont immédiates.

L'utilisation des fichiers .forward n'est plus supportée.

Envoyer des mails depuis une boîte Gmail en gardant son adresse asso

Gmail, c'est bien. Mais utiliser ses fonctionnalités tout en gardant son adresse asso pour envoyer des mails, c'est mieux !

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de votre boîte mail Google, onglet Compte, section Envoyer des e-mails en tant que. Cliquez ensuite sur Ajouter une autre adresse e-mail.

Il faut entrer le port 465 et connection SSL ainsi que décocher l'option Traiter comme un alias quand celle-ci apparaîtra.
Les identifiants VEGA sur la deuxième photo sont vos identifiants personnels et non ceux de l'asso. Cela doit juste être des identifiants valides. Il n'est pas nécessaire que ce soit ceux du président de l'asso par exemple.

Ensuite, Google enverra des mails de confirmations à la boîte asso pour finaliser l'opération. Connectez-y vous simplement à http://assos.utc.fr/mail pour y accéder.

Et voilà :-D

Vous pouvez maintenant choisir, au moment où vous rédigez votre mail, avec quelle adresse vous voulez envoyer le mail et donc d'utiliser l'adresse asso pour tous vos mails à caractère officiel.

Toujours dans la section Envoyer des e-mails en tant que, vous pouvez définir quelle adresse vous voulez utiliser par défaut ainsi qu'activer l'option Répondre avec l'adresse à laquelle le message a été envoyé pour vous éviter de toujours vérifier l'adresse avec laquelle vous allez répondre à vos mails.

Boîtes mails supplémentaires

Vous pouvez également avoir besoin de plusieurs boîtes mails au sein de l'assos, afin de répartir les messages entrants entre les différents membres. Par exemple, vous pouvez créer une boîte asso-tresorier@assos.utc.fr ou encore asso-com@assos.utc.fr.

Cette fonctionnalité est également administrable dans Gesmail, en cliquant sur Ajouter dans la rubrique Redirections.

Mailing-listes

Les mailings-listes, également appelées listes de diffusion, permettent d'échanger des messages entre membres de l'association. Leur fonctionnement est similaire à celui des boîtes mails supplémentaires, mais les réponses sont systématiquement retransmises à l'ensemble de la liste et une personne n'étant pas inscrite dans la liste ne peut pas envoyer de message.

Pour gérer vos mailing-listes, rendez-vous… dans Gesmail ! La création d'une mailing-liste peut nécessiter plusieurs minutes. L'ajout et la suppression de membres est cependant immédiate.

tutoriel/mail.txt · Dernière modification: 2016/09/25 18:53 par michelme
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