Qu'est ce qu'un secrétaire ?
La boîte mail
La plupart des boîtes mail asso sont utilisées par tous les membres, mais le secrétaire en est le maître. Afin de l'organiser, il est recommandé d'utiliser les libellés.
Pour les lois 1901
Les associations loi 1901 (par rapport aux commissions ou aux clubs) ont quelques missions en plus pour le secrétaire.
Tout d'abord, il faut déclarer votre association et toutes ses modifications (changement de bureau, de statuts, siège social...) en préfecture !
Pour cela, RDV sur le site https://www.service-public.fr/associations. Rien de bien difficile mais quelques remarques :
- Cette déclaration est obligatoire, donc pas question de l'oublier !
- Pensez à vous y prendre en avance, la démarche est rapide à faire de votre côté, mais très longue à être validée en préfecture.
- Le récépissé de demande vous sera donné dès la démarche effectuée, il peut être utilisé pour justifier de changement de bureau, par exemple : à la banque ! Pas besoin de la déclaration finale, le récipissé suffit pour démarrer, une fois la déclaration passée vous pourrez alors la transmettre à la banque.
Renseignez-vous auparavant auprès du Bureau précédent pour savoir si l'association comporte déjà un compte Asso, sinon il vous faudra en créer un !
Le secrétaire des associations de loi 1901 doit coordonner la mise à jour régulière des statuts de son association, afin que celle-ci reste toujours dans les règles. Pour cela, voici un document qui peut servir de départ pour la rédaction de vos statuts : Fichier:Exemple de statuts d'association.pdf. Vous pouvez de même, vous rendre dans l'onglet Secrétariat des associations afin de prendre exemple sur les statuts du BDE, des pôles ou d'autres assos 1901 et mettre les votres à jours.
Puis, le secrétaire peut se charger de rédiger en complément un Règlement Intérieur de son association, ainsi qu'un registre spécial. Nous vous conseillons pour cela, de prendre exemple sur ceux du BDE principalement.
Le Secrétaire doit aussi organiser les Conseils d'Administration (CA) et les Assemblées Générales (AG) de son association. Les modalités d'organisation sont normalement décrites dans vos statuts. Il est important de les respecter, sans quoi toute décision prise durant ces instances pourra être annulée. Pour se renseigner sur l'organisation de ces deux instances, reportez-vous aux pages Les Conseils d'Administration et Les Assemblées Générales.