Qu'est ce qu'un secrétaire ?

Le.a secrétaire est l'un des postes les plus importants dans une association. Bras droit du président.e, son rôle peut varier d'une association à l'autre, mais en voici les missions principales :

Les réunions

Une réunion se doit d'être préparée. Pour cette raison, il est nécessaire de :

• définir la date, prévenir les membres, et s'assurer qu'ils s'en souviennent bien, leur demander une confirmation de présence au besoin, 
• réserver une salle (en MDE sur le portail des associations ou à BF via Véronique Lemaître),
• réaliser un Ordre Du Jour (ODJ) à transmettre à l'ensemble du bureau quelques jours avant la réunion, afin qu'ils puissent le remplir, un ODJ collaboratif peut être bénéfique dans certains cas, 
• rédiger un Compte-Rendu (CR) de chaque réunion, clair et précis de tous les points abordés à l'ODJ,
• partager ce CR à l'ensemble du Bureau dans la soirée ou dès le lendemain.

Les assurances

Le secrétaire se doit aussi d'assurer son association pour tout ce qu'elle entreprend :

• Événements (lieu de l'événement)
• Location de matériel
• Utilisation de locaux indépendants du BDE
• ...

En tant que membre de la fédération, vous bénéficiez déjà des assurances du BDE. Il est donc important que vous vous renseigniez (sur le wiki : Comment mon association est assurée ?, auprès de votre pôle, auprès du BDE) sur ce qui est déjà assuré, afin que vous complétiez ce qui est nécessaire. Si vous avez des questions à ce propos, n'hésitez pas à contacter le BDE. 

Le courrier et les archives

Il est important que votre association récupère régulièrement son courrier. Même si tout le monde peut le récupérer, c'est au secrétaire de vérifier que cela soit bien fait. Les boîtes au lettre se situent au premier étage de la MDE (au dessus-du Pic), juste à côté du bureau du BDE. Si vous n'avez pas de boîte aux lettre à votre nom, il y a un trieur dans la boîte aux lettres de votre pôle dans lequel votre courrier doit être rangé.

Vous pourrez y recevoir des factures, des rappels de paiement, des lettres de la banque, d'où l'importance d'être à jour sur son courrier.

Vous pouvez faire ce que vous souhaitez de votre courrier (le jeter, le scanner sur votre drive, garder la version papier dans un classeur), mais certains documents importants doivent être conservés par votre association. Il en revient au secrétaire de définir le meilleur moyen pour cela.

La boîte mail

La plupart des boîtes mail asso sont utilisées par tous les membres, mais le secrétaire en est le maître. Afin de l'organiser, il est recommandé d'utiliser les libellés. De la même manière que précédemment, ce n'est pas forcément qu'à vous de le faire mais c'est à vous de vérifier que c'est fait régulièrement. 

Pour les lois 1901

Les associations loi 1901 (par rapport aux commissions ou aux clubs) ont quelques missions en plus pour le secrétaire.

Tout d'abord, il faut déclarer votre association et toutes ses modifications (changement de bureau, de statuts, siège social...) en préfecture !

Pour cela, RDV sur le site https://www.service-public.fr/associations. Rien de bien difficile mais quelques remarques :

• Cette déclaration est obligatoire, donc pas question de l'oublier !
• Pensez à vous y prendre en avance, la démarche est rapide à faire de votre côté, mais très longue à être validée en préfecture.
• Le récépissé de demande vous sera donné dès la démarche effectuée, il peut être utilisé pour justifier de changement de bureau, par exemple : à la banque ! Pas besoin de la déclaration finale, le récipissé suffit pour démarrer, une fois la déclaration passée vous pourrez alors la transmettre à la banque.

Renseignez-vous auparavant auprès du Bureau précédent pour savoir si l'association comporte déjà un compte Asso, sinon il vous faudra en créer un !

Le secrétaire des associations de loi 1901 doit coordonner la mise à jour régulière des statuts de son association, afin que celle-ci reste toujours dans les règles. Pour cela, voici un document qui peut servir de départ pour la rédaction de vos statuts : Fichier:Exemple de statuts d'association.pdf. Vous pouvez de même, vous rendre dans l'onglet Secrétariat des associations afin de prendre exemple sur les statuts du BDE, des pôles ou d'autres assos 1901 et mettre les votres à jours.

Puis, le secrétaire peut se charger de rédiger en complément un Règlement Intérieur de son association, ainsi qu'un registre spécial. Nous vous conseillons pour cela, de prendre exemple sur ceux du BDE principalement.

Le Secrétaire doit aussi organiser les Conseils d'Administration (CA) et les Assemblées Générales (AG) de son association. Les modalités d'organisation sont normalement décrites dans vos statuts. Il est important de les respecter, sans quoi toute décision prise durant ces instances pourra être annulée. Pour se renseigner sur l'organisation de ces deux instances, reportez-vous aux pages Les Conseils d'Administration et Les Assemblées Générales.