Réservation des lieux & du matériel

Quelle que soit la nature de votre asso ou de votre évènement (d'un petit débat à 3 à une estu, ou même une réunion), il est souvent nécessaire de réserver des lieux, internes ou externes à l'UTC. En général, votre pôle ou le BDE pourront vous être d'une bonne aide si vous avez des questions précises à ce sujet, mais cette page vous donnera déjà les première indication.

Réservation à l'UTC

En MDE

Les salles de la MDE (maison des étudiants) sont en général utilisées pour les réunions mais peuvent aussi être réservées pour d'autres usages. A noter que les salles ne sont pas réservables à la journée, ni sur plusieurs jours, sauf des cas exceptionnels. Dans ce cas de figure, il vous faudra contacter le bde (bde@assos.utc.fr) en explicitant vos besoin. Pour réserver une salle pour une réunion ou autre, cela se fait sur le portail des assos (assos.utc.fr).

Hors MDE

Pour réserver un amphi ou une salle de TD dans BF, il vous faudra contacter Véronique Lemaître (veronique.lemaitre@utc.fr ; ou bien en passant directement à son bureau en FB204).

Pour les plus gros évènements, il vous faudra à chaque fois prévenir la sécurité de l'UTC afin qu'ils puissent donner leur accord :

Réservation de matériel de l'UTC

Si vous avez du matériel à réserver auprès de l'UTC (tables, chaises, grilles caddie, barrières), il faut contacter la sécurité, ainsi que Mme Hédou. Mettez également le BDE et vôtre pôle en copie. Enfin, pour l'installation d'armoires électriques, il faut s'adresser à Renald Pinson (renald.pinson-gras@utc.fr)

Expliquez-leur :

Si l'événement est réellement de grosse envergure, vous pouvez mettre en copie Carolina Lacôme (carolina.lacome@utc.fr).

Réservation du Ziquodrome

Il est conseillé de réserver le Ziquodrome 6 mois à l’avance pour disposer de la date souhaitée.

Il faut pour cela contacter le BDE en lui donnant les informations suivantes : Objet de la réservation, date souhaitée, association demandeuse ainsi que le nombre de personnes disponibles pour organiser, public attendu, demande particulière (alcool, groupe de musique, animations particulières). Vous pourrez ensuite transmettre la demande au responsable du Ziquodrome, après l’avoir validée (Ludovic Pauron).

Prix

Autour de 850€ pour la soirée

Matériel à disposition

Sécurité

Il faut obligatoirement que des agents de sécurité soient prévus pendant la soirée. En 2018? nous avons un partenariat avec Défi sécurité, à priori du bon travail, à bon prix.

Services fournis (et non fournis)

Fournis :

Non Fournis :

Assurance : L’assurance du BDE couvre la responsabilité civile de l’organisateur. Il est possible de prendre une assurance annulation auprès de ce même assureur en plus.

SACEM

Lors des concerts, il faut régler des frais à la SACEM. Dans tous les cas, n'hésitez pas à les appeler en amont pour expliquer votre cas, en insistant bien sur le fait que vous êtes étudiant.e.s, que vous ne faites pas de bénéfices, etc. Cela pourra toujours aider à baisser les tarifs. Sinon, globalement, voici la démarche à faire :

Prix d'entrée ou de la consommation la plus vendue inférieur ou égal à 20€ et budget de dépenses inférieur ou égal à 2000€ TTC

Prix d'entrée ou de la consommation la plus vendue supérieur à 20€ et/ou budget des dépenses supérieur à 2000€ TTC

Navettes

Le Ziquo est accessible via la ligne 5 Direction Hopital, à l’arrêt Parc de Loisirs jusqu’à 21h.

Des navettes peuvent s’arrêter sur l’arrêt de bus, situé en face du Ziquodrome. Prévoir plusieurs arrêts différents au retour dans Compiègne pour que les étudiants ne soient pas tous concentrés au même endroit en sortant des bus.

Alcool et prévention

Pour pouvoir vendre de l’alcool pendant l’événement, il faut demander une licence 3 de débit temporaire d’alcool auprès de la Mairie de Compiègne. Un Stand Sam est fortement conseillé. Un stand de secourisme est à prévoir si la soirée est alcoolisée. Voir avec Secour'uts .

Il est intéressant de contacter la LMDE pour que 4 personnes suivent une formation Prévention et obtiennent de quoi faire de la prévention : éthylotests, préservatifs, bouchons d’oreille,…

Il est conseillé de prévenir l’hôtel Kyriad à proximité du Ziquo de la date de l’événement et du bruit qu’il peut engendrer.

Contacts

BDE : bde@assos.utc.fr

Pôles : poleae@assos.utc.fr, polete@assos.utc.fr, polevdc@assos.utc.fr, polesec@assos.utc.fr

Ludovic Pauron : ziquodrome2@mairie-compiegne.fr

Secouruts : secouruts@assos.utc.fr

Navettes :

LMDE : MESUROLLE Caroline 06.76.72.27.29 ; 03.20.61.79.72 ; cmesurolle@lmde.com

Réservation d'un autre lieu

Il est possible de réserver n'importe quel lieu (bar, restaurant, salle, château etc..) pour un évènement à une condition:
Qu'il soit habilité à recevoir du public, et que cette habilitation corresponde au nombre de personnes que voulez accueillir.

Si cette condition est remplie il faut négocier les tarifs et modalités avec le gérant/propriétaire du lieu. Une fois la négociation terminée il est OBLIGATOIRE d'établir un contrat précis avec toutes les modalités négociées :
Responsabilités de chacun, prix de la location, partage des entrées, responsabilité du nettoyage, assurance, conditions d'annulations, dédommagement etc.

Il y a des contrats dont on peut s'inspirer. Il faut surtout savoir qu'un contrat n'a pas de forme prédéfinie et dépend de ce que vous voulez mettre dedans! Donc n'hésitez pas à ajouter des closes très spécifiques ou inhabituelles.
Dossier de sécurité : dans le cadre d’un lieu habilité à recevoir du public et sans modification de l’espace, ce dossier peut ne pas être nécessaire.
Dans la majorité des cas il est nécessaire et permet d’organiser le lieu avec leur organisation, les flux, les dispositifs de sécurité, de sûreté.
Une commission de sécurité passe avec un expert et un élu de la mairie pour vérifier les installations et la conformité au dossier.

Ps: Si le lieu a déjà une licence de débit de boisson pas besoin d'en demander une autre

PS2: Votre attitude et votre professionnalisme avec les gérants du lieu influeront sur la possibilité de refaire des évènements par la suite.